Здача документів в архів при ліквідації підприємства

здача документів в архів при ліквідації підприємства

Компанія ліквідована, керівник хоче належним чином утилізувати / здати на зберігання документи, що залишилися. Підкажіть будь ласка порядок такої процедури. Тобто, чи потрібно здавати їх в архів або кудись ще, на який термін. Дякуємо!

Для передачі документів ліквідаційна комісія або ліквідатор укладають договір з архівом. Якщо ліквідаційна комісія не зрадить документи на зберігання в архів, то вона може бути притягнута до адміністративної відповідальності згідно зі ст. 13.20 і 13.25 КоАП РФ за порушення правил зберігання архівних документів. Згідно з санкціями даних статей відповідальність може бути передбачена аж до штрафів в розмірі 200-300 000 рублів. Іноді можна обмежитися попередженням, але все ж краще не ризикувати і вчасно здати документи в архів. Якщо представники ліквідаційної комісії або ліквідатор знищили документи, які підлягають передачі в архів, то їм може загрожувати кримінальна відповідальність за ст. 325 КК РФ, санкції якої варіюються від штрафу в розмірі до 200 000 рублів до позбавлення волі строком на 1 рік.

Що робити з документами, які не є архівними?

Після здачі архівних документів в архів, голова ліквідаційної комісії самостійно визначає місце зберігання решти документів.

В який момент слід передавати документи в архів?

Законодавець не встановив термінів передачі документів до архіву. Однак, якщо міркувати логічно, то податкові органи можуть з тих чи інших причин відмовити в ліквідації Товариства, відповідно передачу в архів документів найкраще здійснити після внесення відповідного запису про ліквідацію Товариства в ЕГРЮЛ.

здача документів в архів при ліквідації підприємства

Тепер можна відразу

зробити онлайн оплату за підписку

на журнал "Кадровик-практік9quot;

Здача документів в архів при ліквідації підприємства

до великої довідкової базі, книжковій полиці,

курсу з кадрового діловодства

Здача документів в архів при ліквідації підприємства

для кадрової роботи

+ 200 зразків записів

і вкладишів в них

Здача документів в архів при ліквідації підприємства

і вкладишів до неї

Здача документів в архів при ліквідації підприємства

реєстрації та обліку

для кадрової роботи

  • Головна
  • >
  • Форум кадровиків
  • >
  • Форум кадровиків. Кадрове діловодство
  • >
  • Кадрове діловодство
  • >
  • Передача кадрових документів в гос.архів при ліквідації фірми: які передавати?

Передача кадрових документів в гос.архів при ліквідації фірми: які передавати?

Здача документів в архів при ліквідації підприємства

У мене наступна ситуація. В організації, в якій я працюю архіваріусом (по бухгалтерським і кадрових документів), лежить велика купа документів, що залишилися від ліквідованого юр.лица (попередника існуючого юр.лица). Керівник дав мені завдання - все бухгалтерські документи знищити, всі кадрові передати в гос.архів. З відділу кадрів мені передали кілька коробок, я їх читаю. Відразу скажу, що в відділі кадрів на моє запитання відповісти не можуть, а в юр.отделе не хочуть, тому звертаюся за допомогою на форумі.

Я чув, що після ліквідації фірми штатні розписи, графіки виходу на роботу, табелі з обліку робочого часу можна не передавати і відразу знищувати (якщо це не шкідливе виробництво).

Також, серед документів, крім документів, що відображають власне трудові відносини і виплату зарплати, є документи такого плану (причому з кількох філій) - журнали інструктажів з техніки безпеки, з охорони праці, з електробезпеки, інструкції по ТБ при експлуатації ККМ, інструкції з охорони праці, норми видачі спецодягу, документи по атестації робочих місць, журнали вступного інструктажу на робочому місці, журнал реєстрації нещасних випадків на виробництві, журнал присвоєння 1 групи з електробезпеки.

Згідно з "Переліком типових управлінських архівних документів" від 2010 частина цих документів відноситься до охорони праці, частина - до техніки безпеки.

Чи є ці документи документами з особового складу? Чи потрібно їх в моїй ситуації передавати в гос.архів? Основний критерій - ймовірність того, чи може такі документи запросити будь-якої гос.орган, або чи можуть вони бути потрібно ще для чогось (з урахуванням того, що юридична особа ліквідовано)?

Також - чи потрібно передавати в гос.архів посадові інструкції (з листами ознайомлення співробітників)?

Щоб визначитися, що передавть, а що ні, необхідно вивчити закон про архівну справу (є федеральний і на його основі прийнятий в суб'єкті федерації). У тому числі користуватися згаданим Вами Переліком документів, адже там вказані терміни зберігання документів.

Проведіть експертизу всіх документів, в т.ч. бухгалтерських. І тільки після цього за актом знищіть ті, які не мають історичної та ін. Цінності, інші передайте в архів (правда як ви це будете робити не знаю, адже підприємство ліквідовано.), Ви до того підприємства ніякого відношення не маєте.

До знищення бухгалтерських документів поставтеся обережно. Адже частина цих документів стосуються заробітної плати співробітників.

А вони можуть знадобитися колишнім співробітникам при нарахуванні їм пенсії для підтвердження розміру їх заробітної плати за період роботи до 2002, коли не було персоніфікованого обліку.

в архів при ліквідації організації

1. Установчі документи (свідоцтво про реєстрацію або документи про створення, статут або положення, документ про ліквідацію, накази і / або розпорядження про створення, перейменування, документи про ліквідацію);

2. Накази і / або розпорядження про прийом, звільнення, переведення, встановлення посадових окладів, відпустки (якщо на підприємстві використовувалися професії на шкідливому виробництві).

3. Трудові договори, контракти, угоди, договори підряду.

4. Особисті картки форми Т-2 (в тому числі тимчасових праців-ков).

5. Особові справи звільнених (заяви, автобіографії, копії наказів і виписки з них, копії особистих документів, характеристики, листки з обліку кадрів, анкети і т.д.).

6. Особові рахунки працівників або відомості по нарахуванню заробітної плати. Примітка: при відсутності особових рахунків - відомості на видачу заробітної плати, документи на видачу посібників, гонорарів, матеріальної допомоги та інших виплат.

7. Розшифровка кодів видів нарахувань заробітної плати та утримань (при нарахуванні кодів в розрахункових листках);

8. Незатребувані особисті документи (трудові книжки, дипломи, свідоцтва про освіту і т.д.).

9. Акти про нещасні випадки.

10. Штатні розписи.

11. Журнали обліку руху трудових книжок, списки особового складу, алфавітні книги, інші документи, що підтверджують трудовий стаж, оплату праці, здобуття освіти, майнові та пільгові права, зміна на посаді і соціально-правове становище громадян.

12. Табелі і наряди працівників шкідливих професій;

13. Список (Перелік) шкідливих професій, що визначають право на пільгове пенсійне забезпечення, по можливості з описом технологиче-ських процесів. Примітка: при наявності таких на підприємстві

1. Опис справ з особового складу в 3 примірниках + електронний примірник;

2. Історична довідка в 1 примірнику + електронний примірник.

(Схвалені рішенням Колегії Росархіву від 06.02.2002)

9.7.2. Документи по особовому складу ліквідованої організації при відсутності правонаступника та вищестоящої організації передаються на тимчасове зберігання в спеціалізований архів (центр) документів з особового складу, а при його відсутності - до державного архіву.

9.7.3. Знищення документів ще не скінчився термін тимчасового зберігання організацій, ліквідованих без правонаступника, проводиться тільки за рішенням відповідного органу виконавчої влади суб'єкта Російської Федерації або муніципального освіти і оформляється актом з додатком опису знищуваних документів.

9.7.4. Документи ліквідованої без правонаступника організації, термін зберігання яких на момент ліквідації закінчився, знищуються в порядку, встановленому в п. 2.4.1 - 2.4.7 цих Правил.

9.7.5. Організацію упорядкування документів ліквідованої організації, передачі їх на зберігання або знищення здійснює ліквідаційна комісія, яка може укласти договір на цю роботу з організацією (фізичною особою), що має відповідну ліцензію, або державним архівом.

9.8. Передача документів постійного зберігання в державний архів, як правило, здійснюється щорічно відповідно до плану-графіка, затвердженого керівниками організації та відповідного архіву. В організаціях з невеликим обсягом щорічно утворюються документів постійного зберігання за погодженням з державним архівом допускається передача документів один раз в п'ять років.

Науково-технічна та спеціальна документація передається, як правило, один раз в п'ять років.

9.9. Документи передаються до державного архіву за затвердженими ЕПК архівної установи описів справ.

При першій передачі документів до державного архіву передається історична довідка на архівний фонд організації. При наступних передачах документів дається додаток до історичної довідки про зміни в назві, функціях, структурі, підпорядкованості організації, склад і стан документів.

Передача справ проводиться поедінічно. На всіх примірниках опису робляться відмітки про прийом документів до державного архіву.

Прийом документів на постійне зберігання оформлюється актом прийому-передачі справ.


Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

7 + 1 =